Un altro aspetto importante è il modo in cui si comporta l’operatore nello stand. Di seguito alcune “regole” utili.
La partecipazione deve essere orientata alla trasmissione di un’immagine aziendale di serietà e professionalità:
• tenersi ordinati, con il batch personale di identificazione sempre esposto,
• utilizzare, nella presentazione dell’azienda e dei prodotti, i metodi e gli strumenti commerciali soliti in uso,
• essere cortesi e disponibili verso tutti coloro che si avvicinano allo stand,
• anche i momenti di pausa devono essere debitamente gestiti. Lo stand non dovrà mai apparire in abbandonato.
LA REGISTRAZIONE DEL VISITATORE
Al fine di rendere proficuo il lavoro nello stand è indispensabile compilare, per ogni contatto, il modulo “INTERVISTA”, che comprende:
• spazio relativo al dati anagrafici, che può essere evitato solo allegando il biglietto da visita del nostro visitatore,
• l’oggetto del colloquio ed il motivo per cui è entrato nel nostro stand,
• i “PASSI SUCCESSIVI” all’incontro presso lo stand, indicando se ci sono state eventuali promesse.
Tutti i fogli di intervista completi di biglietto da visita vanno consegnati al Responsabile dello stand alla fine di ogni giornata di lavoro.
ARRIVO NELLO STAND
• Disporre depliant e documentazioni tecniche per averli a disposizione durante le ore di lavoro.
• Verificare che quanto esposto sia in buon ordine e che lo stand sia nelle condizioni ideali per essere accogliente e gradevole ai visitatori.
• Controllare la propria documentazione personale (profili aziendali – schede tecniche). Tutto deve essere in ordine per evitare perdite di tempo durante i momenti più impegnativi della giornata.
“Lo stand è la nostra azienda trasferita in un ambiente altamente COMPETITIVO, sotto gli occhi di clienti e concorrenti, per 10 ore al giorno. Questa è una grossa opportunità che deve essere colta e sfruttata. Cerchiamo di non farla diventare una minaccia”.
LA NOSTRA ATTIVITÀ DENTRO LO STAND
1. Un obiettivo è quello di ricevere quanti più visitatori possibili, registrandone i dati anagrafici e le eventuali richieste, lasciando a futuri contatti l‘approfondimento delle questioni e delle esigenze emerse.
2. Tempi più lunghi saranno dedicati ai clienti che sono stati espressamente invitati.
3. Personaggi che si avvicinano con scopi diversi da quelli che ci interessano (perditempo, fotografi, stampa, personale della Fiera, etc.) dovranno essere dirottati sul Responsabile dello stand che provvederà di conseguenza. I commerciali non devono essere distratti.
4. Eventuali clienti con problematiche in sospeso o situazioni non ben definite che verranno presso lo stand con intenzioni bellicose, dovranno essere gestiti in modo particolare. In ogni caso si eviteranno discussioni. Meglio fissare un appuntamento immediatamente dopo la Fiera o, se ciò non è possibile, apportarsi in un altro luogo.
5. Richieste di materiale pubblicitario saranno da esaudire previa raccolta di biglietto da visita o generalità dell’ospite.
6. Al visitatore interessato andranno illustrate con precisione le attività aziendali mettendo in evidenza le caratteristiche dell’organizzazione.
7. Evitare, nei limiti del possibile, di fornire informazioni relative ai prezzi, ma rimandare il tutto ad un incontro successivo.
8. L’organizzazione e la gestione dello stand sono affidate al Responsabile dello stand.
LA CHIUSURA SERALE DELLO STAND
Alla fine di ogni giornata di lavoro:
• riordinare la documentazione tecnica,
• riporre negli armadi di sicurezza quanto è previsto sia rinchiuso,
• assicurarsi che le luci vengano spente ed eventuali macchine collegate alla linea elettrice staccate,
• assicurarsi che il telefono venga chiuso con il lucchetto.
Prima di lasciare lo stand si terrà una riunione fra tutti gli operativi per il resoconto della giornata e la redazione del verbale giornaliero.
